Posredovani predlog bo evidentiran in vključen v predloge in sugestije za spremembo oziroma prenovo Uredbe o upravnem poslovanju, pri čemer se bodo zasledovali cilji, ki bodo prinašali kakovostnejše storitve in znižanje administrativnih bremen do strank in znotraj javne uprave.
V zvezi s spremembo 17. člena UUP predloga ne podpiramo, ker bi predlagana preložitev pomenila nazadovanje pri vzpostavljenih standardih kakovosti storitev in prekinitev kontinuitete rednega spremljanja trendov zadovoljstva odjemalcev. Mnenja smo, da si morajo organi državne uprave tudi v zaostrenih pogojih delovanja (tako v finančnem smislu kot glede količinskega obsega storitev zaradi hkratne zamenjave dokumentov) prizadevati za kakovostne storitve in za kontinuirano komunikacijo s svojimi odjemalci tudi prek rednega anketiranja.
Predlog za spremembo UUP
Pobuda
Zadeva: Predlog za spremembo uredbe o upravnem poslovanju – odprava administrativnih ovir
Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 115/2007 (122/2007 popr.), 31/2008, 35/2009, 58/2010 in 101/2010) – v nadaljevanju uredba, v 127. členu določa pravila evidentiranja dokumentarnega gradiva v elektronski obliki, med drugim pa je določena tudi obveznost izvajanja notranjih kontrol skeniranja dokumentov in sicer:
- redno preverjanje skeniranja dokumentov je potrebno izvesti najmanj enkrat na tri mesece,
- izredno preverjanje skeniranja dokumentov je potrebno izvesti najmanj dvakrat letno.
V obdobju enega leta je tako potrebno ob doslednem upoštevanju določb uredbe izvesti najmanj 6 notranjih kontrol skeniranja dokumentov (4 redne in 2 izredni).
Na Upravni enoti Novo mesto redno izvajamo redne in izredne kontrole skeniranja dokumentov. Pravilnost skeniranja dokumentov pa se pregleduje tekoče, ob prejemu zadev v reševanje. Javni uslužbenci v glavni pisarni morebitne napake pri skeniranju tekoče odpravljajo, zato pri rednih in izrednih kontrolah skeniranja dokumentov večjih odstopanj še nismo zaznali. Na podlagi poročil o izvedenih rednih in izrednih kontrolah smo tako ugotovili, da so bila odstopanja v preteklih letih minimalna ali pa jih sploh ni bilo, zato posebnih ukrepov nismo sprejemali.
Glede na izkušnje iz preteklih let smo mnenja, da so določila uredbe glede izvajanja rednih in izrednih kontrol skeniranja neprimerna; tako pogosto izvajanje kontrol skeniranja dokumentov je namreč nepotrebno in predstavlja administrativno oviro. Javni uslužbenci, ki so pooblaščeni za izvajanje notranjih kontrol, za izvedbo vsake kontrole porabijo čas in posledično tudi proračunska sredstva, kar pa je glede na ugotovitve izvedenih kontrol v preteklih letih in na varčevalne ukrepe nepotrebno.
Predlagamo spremembo 127. člena uredbe v delu, ki se nanaša na obveznost izvajanja rednih in izrednih kontrol skeniranja dokumentov tako, da bi bilo potrebno kontrolo skeniranja dokumentov izvajati največ dvakrat letno.
Uredba v 17. členu govori tudi o ugotavljanju kakovosti poslovanja s strankami, in sicer da izvajajo organov državne uprave postopke ugotavljanja kakovosti storitev glede poslovanja s strankami najmanj enkrat v obdobju dveh let. Menimo, da ocena zadovoljstva strank v letu 2012 in 2013, zaradi pričakovanih podaljšanih čakalnih dob za zamenjavo dokumentov in aktualnih varčevalnih ukrepov, ne bo realna. Prav tako pa ugotavljanje kakovosti terja dodaten čas in posledično proračunska sredstva.
Predlagamo spremembo 17. člena uredba tako, da se izvajanje postopkov ugotavljanja kakovosti storitev glede poslovanja organov državne uprave s strankami preloži na čas, ko se bodo varčevali ukrepi in gospodarska rast stabilizirali.