Odgovor Ministrstva za demografijo, družino in socialne zadeve:
Predlog naslavlja pomemben cilj zmanjšanja administrativnih bremen za stranke in strokovne delavce centrov za socialno delo ter je v veliki meri že skladen z usmeritvami veljavne zakonodaje in obstoječo informacijsko podporo na področju uveljavljanja pravic iz javnih sredstev.
Ministrstvo za demografijo, družino in socialne zadeve pojasnjuje, da je k informatizaciji postopkov na centrih za socialno delo pristopilo že leta 2001, ko so se najprej informacijsko podprla izplačila in izdaja odločb po posameznih področjih. Leta 2012 se je na področju uveljavljanja pravic iz javnih sredstev (otroški dodatki, denarna socialna pomoč, varstveni dodatek, državna štipendija, znižano plačilo vrtca…) informacijska podpora razširila tudi na avtomatično pridobivanje podatkov iz več kot 20 virov oz. evidenc (Centralni register prebivalstva, FURS, ZPIZ, ZZZS, GURS, register motornih vozil …). V letu 2021 se je začelo pri letnih pravicah (otroški dodatek, državna štipendija in znižano plačilo vrtca kot najpogostejše pravice) avtomatično preverjanje izpolnjevanja pogojev za nadaljnje prejemanje letne pravice (oz. izdaja t.i. informativnega izračuna), kar pomeni, da strankam za »podaljšanje« pravice ni potrebno vložiti nove vloge, ampak center za socialno delo avtomatično pred potekom pravice odloči o nadaljnjem prejemanju letne pravice. Enak način »podaljševanja« pravic se je v letu 2025 uvedel tudi pri varstvenem dodatku.
Vloge pri uveljavljanju pravic iz javnih sredstev so oblikovane tako, da morajo stranke napisati le tiste podatke in okoliščine, ki ne izhajajo iz javnih evidenc (npr. med te podatke sodijo tudi podatki o zunajzakonskih partnerjih in njihovih otrocih).
Nekatere vloge (otroški dodatek, državni štipendiji in znižanem plačilu vrtca) so tudi digitalizirane tako, da jih je mogoče oddati elektronsko. V teh primerih se nekateri podatki (predvsem o osebah) pridobijo avtomatično in se vloga deloma sama predizpolni.
Strokovni delavci na centrih za socialno delo pri dodeljevanju pravic iz javnih sredstev uporabljajo Informacijski sistem centrov za socialno delo (ISCSD2) s pomočjo katerega avtomatično pridobijo podatke iz posameznih virov, ki se tudi avtomatično »prevedejo« v tabele. Strokovni delavci lahko nato podatke po potrebi prilagodijo dejanskemu stanju (npr. preko ISCSD2 je pridobljen podatek, da se oseba ne šola, stranka pa predloži potrdilo o šolanju). V ISCSD2 je tudi veliko kontrol, ki olajšajo delo strokovnim delavcem, da ne pride do pomot.
Vsak (državni) organ zbira podatke za svoj namen in ti nameni se med seboj razlikujejo, zato avtomatska izmenjava in uporaba sprememb ni mogoča. Prav tako je treba takšno izmenjavo podatkov gledati z vidika varstva osebnih podatkov in vodenja revizijskih sledi.
V ISCSD2 je sicer z določenimi podatkovnimi viri urejen t.i. sistem zastavic, kjer se določene spremembe v matičnih evidencah pridobijo avtomatično, sistem označi pravico na katero se nanaša sprememba, strokovni delavec pa mora običajno ugotoviti, ali je potrebno ponovno odločanje. Taka sprememba je npr. smrt – če gre za samsko osebo, se pravice ukinejo (ISCSD2 avtomatično pripravi ukinitveno vlogo, strokovni delavec pa mora predlog zgolj potrditi), če pa gre za družino je potrebno ponovno odločanje o pravici.
V ISCSD2 je urejeno tudi avtomatično izdajanje informativnih izračunov, ki se v celoti pripravijo avtomatično, strokovni delavci pa morajo te informativne izračune le odpremiti. Če stranka ne poda ugovora, informativni izračun postane odločba.
Predlagane rešitve v pomembnem delu sledijo že obstoječim zakonskim rešitvam in razvojnim usmeritvam na področju pravic iz javnih sredstev, ministrstvo pa si bo tudi v prihodnje prizadevalo dodatno razbremeniti tako strokovne delavce, kakor tudi stranke pri uveljavljanju in odločanju o pravicah iz javnih sredstev.
Zmanjšanje administrativnih bremen CSD z odpravo ročnega izpolnjevanja vlog in avtomatizirano uporabo državnih evidenc
Pobuda
V centrih za socialno delo pomemben del administrativne obremenitve nastaja zaradi obdelave vlog, v katerih morajo stranke ponovno vpisovati podatke, ki jih država že vodi v svojih bazah podatkov (Centralni register prebivalstva, FURS, ZPIZ, ZZZS, GURS, register motornih vozil in vse druge baze podatkov). Kljub temu se isti podatki v praksi večkrat ročno preverjajo, primerjajo med sistemi, prepisujejo in ročno vpisujejo v obrazce. Ključni problem ni pomanjkanje podatkov, temveč to, da upravni postopki še vedno temeljijo na izpolnjevanju vlog in ročnem preverjanju, namesto na neposredni in avtomatizirani uporabi podatkov, ki jih država že ima. Predlaga se uvedba enotnega načina delovanja, kjer se podatki ob začetku postopka samodejno pridobijo iz obstoječih državnih evidenc prek varnih elektronskih povezav med registri. To pomeni: • podatki ostanejo v izvornih evidencah (CRP, FURS, ZPIZ, ZZZS, GURS …), • organi jih pridobivajo neposredno iz teh virov v realnem času, • podatkov ni treba ponovno vnašati, dokazovati ali prilagati vlogam (vloga se izpolni avtomatsko), • uporabnik in javni uslužbenec vidita enoten, že predizpolnjen podatkovni prikaz. Torej sprememba procesnega modela iz “vloga + dokazila” v “podatkovno voden postopek”: 1. Odprava ročnega izpolnjevanja vlog kot osnovnega koraka Stranka ne vnaša celotnih podatkov ponovno, temveč: • potrdi že vnaprej izpolnjene podatke ali • dopolni oziroma popravi le manjkajoče ali napačne informacije. 3. Predizpolnitev podatkov Sistem samodejno vnese razpoložljive podatke: • identiteta in prebivališče (CRP), • dohodki in prejemki (FURS, ZPIZ), • družinski člani in razmerja, • statusni podatki, • podatki o premoženju (GURS). 4. Enoten podatkovni pregled za uslužbenca na CSD (in v drugih organih) Namesto preverjanja več sistemov uslužbenec uporablja enoten, usklajen prikaz podatkov, kjer sistem samodejno zazna in označi morebitna neskladja. 5. Avtomatska izmenjava in uporaba sprememb Ko se podatek spremeni v izvorni evidenci (npr. dohodek, zaposlitev, status, prebivališče), se sprememba samodejno posodobi v vseh drugih evidencah. Ni ročnega obveščanja ali ponovnega vnašanja. 6. Dogodkovno obveščanje (event-based) CSD ne prejema stalnih posodobitev vseh podatkov, temveč le opozorila, kadar sprememba: • vpliva na pravico, ali • zahteva novo odločanje oziroma preverjanje. 7. Avtomatizacija enostavnih odločitev Pri pravicah z jasno določenimi pogoji sistem pripravi ali izda odločbo avtomatsko, uslužbenec pa samo opravi nadzor in obravnava kompleksnejše primere.