Odziv Ministrstva za notranje zadeve, Direktorata za upravne notranje zadeve, migracije in naturalizacijo
V zvezi s pobudo za poenostavitev in skrajšanje postopkov overitev garantnih pisem, pojasnjujemo, da se garantno pismo zahteva v postopkih izdaje vizumov, za katere je pristojno Ministrstvo za zunanje zadeve. Zakon o tujcih, ki ureja tudi področje vizumov, v tretjem odstavku 24. člena določa, da mora garant garantno pismo evidentirati pri upravni enoti, ki podatke vnese v evidenco overitev garantnih pisem. Evidenca overitev garantnih pisem je samostojna aplikacija, ki se vodi in vzdržuje centralno, uporablja pa se tudi za overitev podpisov kupoprodajnih pogodb za vozila. Ministrstvo za notranje zadeve oziroma DUNMZN ni pristojno za upravljanje navedene aplikacije, saj z njo upravlja Ministrstvo za infrastrukturo in prostor.
V zvezi s konkretnima predlogoma občana glede poenostavitev in skrajšanja postopka overitve garantnega pisma pa pojasnjujemo:
Strinjamo se z občanom, da bi informacija glede overitve garantnega pisma ter seznam elektronskim naslovov lahko pripomogla k skrajšanju vrst na upravnih enotah. Ker pa se garantna pisma nanašajo na delovno področje Ministrstva za zunanje zadeve, ki ima na svoji spletnih strani objavljene tudi obrazce, predlagamo, da se jim predlog občana posreduje v nadaljnjo preučitev ter morebitno realizacijo.
Odziv Ministrstva za zunanje zadeve:
V zvezi s pobudo oz. predlogom za poenostavitev postopkov overjanja garantnih pisem vam sporočamo, da je po našem mnenju sprejemljiv le prvi predlog (predhodno izpolnjevanje obrazca). Ta možnost bi še naprej ohranjala možnost, da se garantna pisma tujcem posredujejo v skenirani obliki (poslano po e-mailu). S tem je bil po naši oceni narejen velik korak v smeri odprave administrativnih ovir, saj garantom ni treba garantnih pisem pošiljati v originalu, kar je dolgotrajno in drago. Pristojni uslužbenec na diplomatskem predstavništvu oz. konzulatu RS lahko, na podlagi vpisanih podatkov v register overitev, preveri avtentičnost garantnega pisma in njegove vsebine. Če teh podatkov ne bi vpisovali v sistem, bi bila diplomatska predstavništva in konzulati prisiljeni zahtevati originale garantnih pisem. To pa bi bil po naši oceni korak nazaj.
Poenostavitev in skrajšanje postopkov overjanja garantnih pisem
Pobuda
V praksi ogromno časa na upravnih enotah vzame overitev garantnih pisem, predvsem ko so v vlogi garanta poslovni subjekti. Namreč v praksi se pogosto dogaja, da garant poda zahtevo za overitev garantnega pisma na katerem je več oseb. Stranka želi overitev takoj, vendar mora uslužbenec na podlagi priloženega garantenega pisma ponovno v program za overjanje garantnih pisem prepisati vse podatke garantnega pisma, kar je velika zamuda časa saj povzroči čakalne vrste in nezadovoljstvo čakajočih.
Prvi predlog
Na spletni strani Ministrstva za zunanje zadeve se lahko pridobi obrazec garantnega pisma. Če bi bili uporabnik seznanjen, da izpolnjen obrazec lahko posreduje na eno od upravnih enot (razvidni elektronski naslovi upravnih enot), kjer želi overiti garantno pismo, bi se postopki overjanja bistveno skrajšali.
Drugi predlog
Program bi pri vnašanju podatkov vodil (opozarjal) uporabnika, kateri podatki so obvezni in ga na koncu seznanil, da lahko izbere upravno enoto, kateri bo posredovan izpolnjen obrazec (npr.v pdf obliki) in kjer bo overil garantno pismo.
Stranka bi se oglasila na upravni enoti, kateri je poslal izpolnjeno garantno pismo, uslužbenec bi dokument natisnil in overil.