Odgovor Ministrstva za notranje zadeve, Direktorata za upravne notranje zadeve, migracije in naturalizacijo
Glede na navedeno se bomo v nadaljevanju opredelili zgolj do rešitve, ki velja za upravne naloge in storitve iz delovnega področja Direktorata za upravne notranje zadeve, migracije in naturalizacijo.
Predlaga se nadgradnja spletnega opomnika na državnem portalu E-uprava (ki zahteva uporabo digitalnega kvalificiranega potrdila), in ki že omogoča naročanje na informacije o poteku dokumentov preko SMS sporočila ali elektronske pošte in sicer na način, da bi lahko uporabnik sam izbral storitev, ki jo želi opraviti in termin ter datum in čas obiska upravne enote. Pozitivni vidik storitve je prihranek časa državljana, ki ne čaka v vrsti pri pristojnem organu. Postopek naj bi potekal v treh fazah in sicer faze rezervacije termina, faze obveščanja (SMS ali elektronska pošta) o približevanju rezerviranemu terminu in faze potrditve termina s strani uporabnika. Hkrati bi uporabnik prejel tudi vse potrebne informacije o potrebnih prilogah.
Predlagatelj svoj predlog utemeljuje s statistiko upravnih zadev Sektorja za upravne notranje zadeve Upravne enote Ljubljana v letih 2008 do 2010, približevanju storitev državljanom, možnostjo boljše organizacije dela zaradi napovedanih obiskov organa in porastom števila digitalnih kvalificiranih potrdil na račun ustreznega javnega obveščanja o novosti. Hkrati predlaga tudi izdelavo analize koristi, stroškov in tveganj.
V zvezi z navedenim pojasnjujemo:
1.) Že obstoječa možnost uporabe portala E-uprava v konkretnih postopkih
Portal E-uprava imetnikom kvalificiranih digitalnih potrdil že omogoča neposredno izvajanje številnih storitev (med njimi so tudi storitve, ki jih navaja predlagatelj) brez obiska upravnega organa. Kot primer navajamo nekatere e-vloge iz našega delovnega področja:
Podpora volivca zahtevi za razpis zakonodajnega referenduma, pobudi za spremembo ustave, pobudi za vložitev predloga zakona
e-prijava stalnega prebivališča
e-prijava in odjava začasnega prebivališča
e-prijava in odjava začasnega prebivališča s strani stanodajalca
e-odjava stalnega prebivališča iz RS
e-prijava začasnega odhoda v tujino
e-določitev naslova za vročanje
e-vloga za potrdilo o stalnem prebivališču
e-izjava o pripadnosti gospodinjstvu
e-vloga za potrdilo iz gospodinjske evidence (seznam članov in število članov)
e-vloga za potrdilo o začasnem prebivališču
e-vloga za potrdilo o stalnem prebivališču
e-zahteva za izdajo izpiska iz matičnega registra o rojstvu
e-zahteva za izdajo izpiska iz matičnega registra o smrti
e-zahteva za izdajo izpiska iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi
e-zahteva za izdajo potrdila iz matičnega registra
e-prijava javne prireditve oz. shoda
e-naznanitev pogrešitve, izgube ali tatvine osebne izkaznice
e-naznanitev pogrešitve, izgube ali tatvine potnega lista
Prošnja za spremembo osebnega imena polnoletne osebe
Vloga za izdajo potrdila o podatkih iz uradne evidence upravnih enot
Glede na to, da lahko posameznik z veljavnim digitalnim potrdilom vse storitve prijavno-odjavne obveznosti in storitve pridobitve izpiskov in potrdil iz uradnih evidenc že opravi preko spleta, spletno naročanje obiska upravne enote za izvedbo teh storitev ni smiselno. Navedeno bistveno zoža krog upravnih storitev, ki jih je mogoče izvesti le na upravni enoti, ki ga pobudnik opira na letne statistike vseh upravnih storitev upravne enote.
2.) Organizacijski vidik
Izvedba predloga je sicer smiselna, vendar je pri tem potrebno upoštevati tudi organizacijski vidik dela upravnih enot. Upravne enote svoje delo v okviru obstoječih kadrovskih in prostorskih zmogljivosti organizirajo na način, da so čakalne vrste za stranke čim krajše. Pri tem se je potrebno prilagajati določenim vnaprej nepredvidenim situacijam, kot je na primer odsotnost uslužbenca zaradi bolezni ali nenaden porast števila vlog oz. drugih upravnih nalog, ki se ne izvajajo dnevno (primer potrjevanja obrazcev zahtevi za razpis referenduma).
V primeru naročanja strank, bi lahko tako prišlo v praksi do situacije, ko bi bilo potrebno stranko prenaročiti (kljub predvideni razbremenitvi stranke naročanje in prenaročanje lahko pomeni dodatno administrativno breme za delo upravnega organa) oz. stranki ne bi mogli zagotoviti obravnave v obljubljenem časovnem terminu, kar bi lahko povzročilo negativen prizvok v javnosti. Ne glede na to, da se določena upravna naloga lahko izvede v predvidenem trajanju, v praksi namreč prihaja do situacij, ko se lahko obravnava ene stranke zavleče tudi čez običajno trajanje izvedbe. Kot primer navajamo vlogo za izdajo potnega lista, ki terja zajem prstnih odtisov. V primeru, ko je odvzem prstnih odtisov enostaven, je lahko postopek končan v petih minutah, v primeru težav z zajemom, pa se lahko odvzem prstnih odtisov zavleče in traja tudi pol ure. Primer izpostavljamo zato, ker želimo predstaviti vidik organizacije dela uradnika, ki bi skrbel za naročene stranke. Če stranke niso naročene, lahko upravna enota rešuje vloge po vrstnem redu prispetja strank in ob morebitnem velikem številu čakajočih odpre dodatno šaltersko mesto. V primeru uvedbe naročanja, bi morala imeti upravna enota uradnika, ki bi delal z rednimi strankami, poleg tega pa dodatnega uradnika, ki bi delal z naročenimi strankami, kar bi bilo izredno težko zagotoviti na manjših upravnih enotah. Delo "uradnika za naročene stranke" ne bi mogli optimizirati, saj bi zaradi prej navedenih situacij ta med različnimi strankami bodisi čakal sam, bodisi bi pri naročanju prihajalo do čakanja strank, če bi se postopki zavlekli, kar pa ni mogoče vnaprej predvideti.
Nezanemarljiv je tudi vidik inetrdisciplinarnosti "uradnika za naročene stranke", saj uradne osebe, zaposlene na upravnih enotah ne pokrivajo vseh delovnih področij upravne enote, na katere posega predlog.
Prav tako je potrebno izpostaviti potrebne prostorske prilagoditve na upravnih enotah, ki bi omogočile posebno obravnavo naročenih strank.
Pobuda za nadgradnjo spletnega opomnika
Pobuda
ELEKTRONSKA REZERVACIJA TERMINA ZA OSEBNI OBISK UPRAVNEGA ORGANA
1 UVOD
Predlog vsebinsko prikazuje možnosti uvedbe elektronske rezervacije termina za pridobitev dokumentov na delovnih področjih, ki so v pristojnosti Upravne enote Ljubljana, Sektorja za upravne notranje zadeve (pridobitev digitalnega potrdila SIGEN-CA, izdaja izpiskov iz zemljiške knjige in potrdil iz zbirke geodetskih podatkov, prijava ali odjava prebivališča, izdaja osebne izkaznice in potnega lista, izdaja potrdila o prebivališču in skupnem gospodinjstvu, izdajo potnega lista za tujce, izdaja izpiska in potrdila iz matičnega registra, prijava sklenitve zakonske zveze, prijava registracije istospolne partnerske skupnosti, priznanje očetovstva, izjava o priimku po razvezi, sestava smrtovnice, upravni postopek v zvezi s spremembo osebnega stanja, izdaja vozniškega dovoljenja in registracija motornega vozila, ...).
Ker je mesto Ljubljana kot politično, znanstveno, kulturno, gospodarsko in prometno središče Slovenije, se Upravna enota Ljubljana kot upravni organ sooča s preko pol milijona potencialnimi strankami.
2 SEKTOR ZA UPRAVNE NOTRANJE ZADEVE
SUNZ je največja notranja organizacijska enota UEL tako glede števila zaposlenih kot tudi glede števila in obsega upravnih storitev z naslednjimi notranjimi organizacijskimi enotami.
Oddelek za javni red, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:
• osebna izkaznica,
• potna listina,
• vizum,
• prijava oziroma odjava začasnega prebivališča
• prijava oziroma izbris društva/zveze društev
• odvzem orožja in orožne listine pravni ali fizični osebi,
• izdaja dovoljenja za promet z eksplozivi, za nakup in prenos eksploziva
Oddelek za tujce, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:
• dovoljenje za prvo začasno prebivanje tujcem v Republiki Sloveniji
• osebna izkaznica za tujca,
• potni list za tujce,
• dovoljenje za prvo začasno prebivanje, podaljšanje dovoljenj za začasno prebivanje in za izdajo nadaljnjih dovoljenj za začasno prebivanje tujcem v Republiki Sloveniji,
• dovoljenje za stalno prebivanje tujcev v Republiki Sloveniji,
• potrdilo o prijavi prebivanja za tujce iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora,
• dovoljenje za stalno prebivanje tujcem iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora,
• izdaja in podaljšanje dovoljenja za začasno prebivanje ožjim družinskim članom tujcev iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora, ki niso državljani držav članic Evropskega gospodarskega prostora,
• dovoljenje za stalno prebivanje ožjim družinskim članom tujcev iz držav članic Evropskega gospodarskega prostora, ki niso državljani držav članic Evropskega gospodarskega prostora,
• potrdila iz uradnih evidenc
Oddelek za matične zadeve, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:
• prijave za sklenitev zakonske zvez in sestavlja zapisnik o prijavi,
• zapisnike o priznanju očetovstva,
• potrdilo o državljanstvu RS po rodu ob vpisu novorojenega otroka v matični register,
• potrdila o državljanstvu,
• izpiske iz matičnih knjig,
• potrdila iz matičnih knjig,
• izpiske iz matičnega registra,
• potrdila iz matičnega registra,
Oddelek za promet, med drugim vodi upravne postopke za izdajo naslednjih dokumentov:
• izvaja registracijo motornih in priklopnih vozil
• izvaja začasno registracijo motornih in priklopnih vozil
• izvaja odjave vozil
• izdaja preizkusne tablice
• izdaja kovinske preizkusne tablice
• sprejema vloge za izdajo in podaljšanje veljavnosti vozniških dovoljenj
• izdaja in podaljšuje veljavnost dovoljenj za učitelje vožnje (voznike inštruktorje) in učitelje predpisov
• sprejema vloge za izdajo izkaznic o voznikovih kvalifikacijah
• izvršuje z vpisom v evidenco kazni prenehanja veljavnosti vozniškega dovoljenja,
• vodi postopek in izdaja posebni znak za ustavljanje in parkiranje vozil invalidnim osebam, zdravstvenim osebam in zdravstvenim organizacijam
• vodi postopek izdaje vozniških dovoljenj v primeru pogrešitve, izgube ali tatvine vozniškega dovoljenja
• vroča vozniška dovoljenja
• izdaja potrdila iz uradnih evidenc
Iz navedenega je razumljivo, da imajo navedeni oddelki širok obseg nalog in da je velik obseg zahtev strank za pridobitev določenih dokumentov. Poleg tega je bil naveden le del nalog, ki jih opravljajo.
3 Spletni opomnik na državnem portalu E-uprava
Od 11.05.2011 dalje portal E-uprava omogoča storitev spletni opomnik, za katerega je potrebno kvalificirano digitalno potrdilo za registracijo v E-upravo. Storitev omogoča uporabniku, da je elektronsko obveščena o poteku dokumentov (osebna izkaznica, potni list, vozniško in prometno dovoljenje, tehnični zapisnik in orožni list) in sicer 30, 14 in 3 dni pred potekom veljavnosti preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti in daje uporabniku na razpolago način in termin obveščanja. Poleg tega lahko uporabnik nastavi obveščanje tudi za družinskega člana, mlajšega od 18 let.
3.1 Nadgradnja opomnika z možnostjo elektronske rezervacije termina
Elektronski opomnik izpolnjuje vse tehnološke pogoje za nadgradnjo oziroma dopolnitvijo še ene storitve, in sicer elektronske rezervacije termina uporabnika za opravljanje določene storitve (ureditev dokumentov). Uporabniku bi se lahko z novo storitvijo omogočilo da sam izbere:
1. katero storitev bi rad opravil in
2. termin (datum in čas) osebnega prihoda na upravni organ,
kar pomeni da bi bil uporabnik prikrajšan za čas čakanja in bi uslužbenec takoj sprejel stranko.
Proces elektronske rezervacije bi potekal v 3 fazah:
1. faza rezervacije termina
Uporabnik bi pri elektronski rezervaciji izpolnil podatke v naslednjem zaporedju:
1. kdaj (datum in ura) bi se želel oglasiti pri upravnem organu
2. koliko dokumentov bi uredil (enega, dva, ali več)
3. katere dokumente bi želel urediti (osebna izkaznica, potni list, vozniško in prometno dovoljenje, tehnični zapisnik in orožni list)
4. izbira uporabnika o načinu seznanitve o bližajočem roku obiska upravnega organa (preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti)
2. faza obveščanja uporabnika da se mora kmalu oglasiti pri upravnem organu
Čas (od 1 do 3 dni) in način seznanitve (preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti) uporabnika o rezerviranem roku obiska upravnega organa. Daljše je obdobje rezerviranega termina uporabnika, večje so možnosti da bo pozabil na dogovorjen obisk organa, zato je najbolj primeren rok obveščanja pred izbranim rokom uporabnika maksimalno 3 dni.
3. potrditev uporabnika da se bo osebno oglasil na dogovorjeni termin
Povratna potrditev uporabnika (preko SMS sporočila in/ali po elektronski pošti), da se bo oglasil pri upravnem organu ob času, ki si ga je sam določil
Pri izbiri določene upravne storitve bi uporabnik bil seznanjen katere dokumente mora imeti s seboj za pridobitev želenega dokumenta in navedena telefonska številka za pridobitev dodatnih informacij.
4 ZAKLJUČEK
Sektor za upravne notranje zadeve (SUNZ) je v letu 2008 prejel 132.076 upravnih zadev, v letu 2009 128.294 in v letu 2010 upravnih zadev 147.702, kar jasno kaže obremenjenost organa. S predlagano storitvijo bi državna uprava pridobila na več področjih:
• še za en korak približala uporabnikom storitev oziroma državljanom
• posledično bi se tudi spremenil sistem dela uslužbencev, saj bi se zmanjšal »nenapovedan obisk« uporabnikov storitev, ker si bodo nekateri rezervirali čas za obisk organa
• s pravilnim pristopom obveščanja po medijih o morebitni novi storitvi bi državljani začeli razmišljati o pridobitvi digitalnega potrdila in uporabi elektronskih storitev .