Odgovor Ministrstva za pravosodje:
V procesnem pravu za domače javne listine velja, da so to listine, ki jih v predpisani obliki izda pooblaščen pravni subjekt in kot take dokazujejo resničnost tistega, kar je v njih določeno. V pravnem prometu zato znotraj države velja, da je tisto, kar se v listini potrjuje resnično, resničnost pa je vezana na pečat subjekta, ki je listino izdal. To pomeni, da jo pristojna oseba v državi kot resnično takoj prepozna, nasprotno pa pri tujih listinah ustroja državnih organov in predpisane oblike listine pristojna oseba ne pozna, zaradi česar je zahtevana drugačna obravnava le-teh.
Eden izmed pogojev za ustrezno obravnavo tujih listin je torej prevod (ali v uradni jezik države, v kateri se bo listina uporabila ali drug zahtevan jezik), v večini držav pa želijo pristojni organi preveriti tudi ali je tujo javno listino podpisala pristojna oseba oziroma potrditi njeno verodostojnost, kar je odvisno od sklenjenih mednarodnih aktov glede postopkov legalizacije listin.
V državah, s katerimi ima Republika Slovenija sklenjene bilateralne sporazume, takšni sporazumi določajo oprostitev legalizacije javnih listin in overitev listin tako ni potrebna (npr. Republika Srbija, Avstrija, BIH itd.). Za države članice v EU pa velja Uredba 2016/1191, pri čemer se skladno z uredbo potrdilo o nekaznovanosti na predpisanem obrazcu (ki je predpisan z Uredbo in je priloga potrdilu o nekaznovanosti) lahko izda le za uporabo v drugi državi članici EU, prav tako so vse javne listine, izdane skladno s to uredbo oproščene legalizacije.
Za predložitev listin v državah podpisnicah haaške Konvencije o odpravi potrebe legalizacije tujih javnih listin z dne 5. 10. 1961 se lahko zahteva overitev z žigom »Apostille«. Ob tem dodajamo, da navedena konvencija v 4. členu določa, da se lahko žig »Apostille« izda v uradnem jeziku organa, ki jo izdaja. Navedeno pomeni, da pristojni organ v tujini ne bi smel zahtevati prevoda samega žiga »Apostille«, seveda pa lahko zahteva prevod same listine.
V državah, ki niso podpisnice navedene haaške Konvencije, je za predložitev listin potrebna t.i. dolga overitev, kar pomeni, da listino po vseh potrebnih overitvah pri pristojnih organih (sodišče, Ministrstvo za pravosodje, Ministrstvo za zunanje zadeve) nazadnje overi še pristojno diplomatsko konzularno predstavništvo.
Dodajamo še, da sta Republika Slovenija in ZDA podpisnici navedene Konvencije, kar pomeni, da je za uporabo javnih listin v eni od držav potrebna overitev z žigom »Apostille«, medtem ko LR Kitajska (z izjemo Hong Konga in Macaa) ni podpisnica navedene Konvencije, kar pomeni, da je za uporabo slovenskih javnih listin potrebna t.i. dolga overitev.
Država, ki ji je tuja javna listina predložena, lahko zahteva prevod listine, ne glede na to ali je podpisnica haaške Konvencije ali ne.
Dodajamo, da če oseba oddaja zahtevek preko portala e-uprave in uveljavlja potrdilo v tujini, mora to ustrezno označiti, saj mora biti potrdilo lastnoročno podpisano s strani referenta (zaradi prevoda in apostiliranja). Praviloma stranke to najlažje uredijo, če imajo v RS pooblaščenca, vendar je problem pri oddaji preko e-uprave ta, ker oseba ne more priložiti tudi pooblastila za pooblaščenca pridobitev podatkov iz kazenske evidence.
Zaradi trenutnih epidemioloških razmer je trenutno možno oddati zahtevek za pridobitev potrdila o nekaznovanosti in pooblastilo preko elektronske pošte (skenirano). Samo potrdilo pa je posamezniku poslano po klasični pošti.
Glede na vedno večje potrebe naših državljanov na Ministrstvu za pravosodje preučujemo možnost izdaje dvojezičnih potrdil, saj se zavedamo da to lahko predstavlja časovno in finančno obremenitev.
Prevod potrdila o nekaznovanosti iz kazenske evidence
Pobuda
Spoštovani!
Naše podjetje veliko poslovno sodeluje s tujino in potrebujemo potrdilo o nekaznovanosti v angleškem jeziku. V posameznih državah velikokrat zahtevajo od odgovorne osebe podjetja za registracijo licenciranje potrdilo o nekaznovanosti v angleščini prevedeno od zapriseženega sodnega prevajalca in overjeno pri notarju in na sodišču. Od ministrstva za pravosodja pa dobimo potrdilo samo v slovenskem jeziku. Za pridobitev le tega v zahtevanem prevodu moramo najprej pridobiti potrdilo v slovenskem jeziku od ministrstva za pravosodje, nato ga odnesti do prevajalca kar traja nekaj dni in ga ponovno prevzeti po nekaj dneh, ga odnesti na sodišče kjer ti dajo datum za prevzem potrdila. Potem ga je seveda potrebno po hitri pošti poslati na en konec sveta. Tu se pojavi poleg velike izgube časa, veliko stroškov še vprašanje kako to naredi slovenski državljan, ki živi v tujini? Ne more osebno to tega dokumenta in ne more on-line z SIGENCO. Moja hči živi na Kitajskem in je ves čas v stiski saj od nje ves čas zahtevajo potrdilo o nekaznovanju / prevedeno overjeno. Enkrat za pridobitev vize, drugič za službo, tretjič za poslovne potrebe. Potrdilo o nekaznovanosti velja samo 6 mesecev. Lepo prosim za odgovor in rešitev te problematike čim prej. Morda je rešitev dostop do evidence, prevod in overovitev Upravne enote. Ali so podpisniki Haške konvencije tudi ZDA in Kitajska? Ali to pomeni, da ne smejo zahtevati prevoda te listine?