Za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, v kolikor z drugimi predpisi ni drugače določeno, Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 115/2007, 122/2007 - popr., 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010; v nadaljevanju uredba) določa način upravljanja z dokumentarnim gradivom in komunikacijo s strankami. V skladu s to uredbo navedeni organi za poslovanje s strankami zagotavljajo splošne informacije tudi preko svetovnega spleta in enotnega državnega portala e-uprava in na spletišču organa. Organ je namreč dolžan na svetovnem spletu objaviti svoj uradni elektronski poštni naslov. Sporočila, prejeta na uradni elektronski naslov organa, sprejema glavna pisarna oziroma pooblaščeni javni uslužbenci, ki jih morajo sproti pregledovati.
V skladu s 107. členom navedene uredbe, morajo biti vloge v elektronski obliki varno elektronsko podpisane in podpis overjen s kvalificiranim potrdilom v naslednjih primerih:
1. če z njimi stranke sporočajo podatke, na podlagi katerih bo temeljila odločitev organa;
2. če z njimi stranke prevzemajo določene obveznosti all se odpovedujejo svojim pravicam;
3. če z njimi zahtevajo posredovanje osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti ali drugače varovanih podatkov na svoj elektronski naslov ali na poštni naslov, ki se razlikuje od uradno evidentiranega stalnega ali začasnega prebivališča.
V vseh drugih primerih vloge v elektronski obliki ni potrebno varno elektronsko podpisati. Dokumente, ki jih je potrebno v skladu s predpisi vročati osebno naslovniku, se preko centralnega informacijskega sistema posreduje v naslovnikov varni elektronski predal. Dokumenti, ki jih v skladu s predpisi ni potrebno vročati osebno naslovniku, se po elektronski poti vročajo tako, da se pošljejo v varni elektronski predal oziroma na elektronski naslov naslovnika. Elektronsko vročanje se tako opravi, če ima stranka odprt varni elektronski predal ali se je z elektronsko vlogo obrnila na organ, razen če zahteva vročitev po fizični poti.
Ministrstvo v skladu z navedenimi pogoji in drugimi določili, ki predpisujejo način upravljanja z dokumentarnim gradivom, uporablja elektronski način komuniciranja s strankami. S posamezniki, ki se z vlogami obračajo na ministrstvo v zadevah, ki se obravnavajo izven upravnih postopkov, ministrstvo, v skladu z zgoraj navedeno določbo uredbe, tudi elektronsko komunicira. Prav tako elektronsko posluje z izvajalci zdravstvene dejavnosti ter v skladu s sklepom vlade z drugimi organi državne uprave.
e-poslovanje državne/javne uprave
Pobuda
Več se naj uporablja oz. pošilja uradnih dokumentov po e-mailu. Tako se bo prihranilo na poštnini, izdajatelj pa si naj le tega poslanega odloži ali ga ima v e-obliki! Jaz kot povpraševalec po dokumentu, pa si le tega natisnem!