Povezava vseh državnih evidenc

Odgovor Ministrstva za javno upravo (MJU):

Zahvaljujemo se vam za podano pobudo in jo v celoti podpiramo. Tudi sami si prizadevamo, da bi bile elektronske storitve čim bolj interoperabilne torej enostavno povezljive, združljive in izmenljive. Pogoj za to je seveda konsolidacija in poenotenje temeljnih registrov in evidenc, ki jih vodi država. Te koncepte zasledujemo vsi državni organi pri razvoju novih informacijskih sistemov. V produkciji pa imamo že veliko obstoječih informacijskih sistemov, ki potrebujejo določen čas in ustrezne vire za prenovo v smeri povezljivosti in izmenljivosti. Si pa vsi organi prizadevamo, da razvijamo rešitve v smeri proaktivne države z upoštevanjem principov, ki smo jih zapisali tudi v Smernice za razvoj informacijskih rešitev:

• Praviloma digitalno:

Razvoj storitev mora iti v smeri elektronskih storitev, kar pa ne pomeni, da uporabniki ne morejo dostopati do njih in jih uporabljati tudi na klasični način v fizični obliki. Elektronske storitve je treba zagotavljati po različnih sodobnih (digitalnih) kanalih ter upoštevati zakonitosti zalednih postopkov (integracij) in stopnjo tehnološke zmožnosti zalednih sistemov.  Pred digitalizacijo neke storitve je treba natančno proučiti to storitev oziroma postopek njene izvedbe in ga narediti čim bolj učinkovitega in prijaznega do njegovih uporabnikov (na primer odprava nepotrebnih administrativnih postopkov ali zahteve po nepotrebnih dokazilih in podatkih).

• Uporabnik v središču storitev:

Uporabniki e-storitev in njihove potrebe morajo biti eno izmed poglavitnih vodil pri razvoju teh storitev. Že sama zasnova e-storitve mora slediti potrebam uporabnikov, v času same uporabe e-storitve pa je treba spremljati izkušnjo uporabnikov. Potrebna je še hitrejša odzivnost na potrebe državljanov in še večja fleksibilnost v načinu delovanja. Te izkušnje morajo postati eno od vodil za stalno izboljševanje e-storitev. Pri načrtovanju storitev je v vseh fazah treba aktivno vključevati uporabnike, da se ugotovijo njihove resnične potrebe. Možni načini so anketiranje, delo s fokusnimi skupinami, posveti in sestanki z interesnimi združenji (fizični, na daljavo ali korespondenčno), metode "design-thinking"  , uporaba družbenih omrežij... Eden izmed možnih načinov je tudi izdelava prototipa e-storitve, preizkušanje uporabniške izkušnje na primernem številu in profilu uporabnikov, čemur sledi vpeljava izboljšav na podlagi povratnih informacij uporabnikov. Ko se e-storitev uporablja, je potrebno spremljati morebitne težave uporabnikov, proaktivno zbirati njihove povratne informacije o zadovoljstvu z e-storitvijo in temu primerno ukrepati.

• Praviloma »samo enkrat«:

Vsi trenutno aktualni strateški dokumenti za razvoj e-poslovanja v javnem sektorju ter zakonodaja EU (predvsem EU Uredba o vzpostavitvi enotnega digitalnega portala za zagotavljanje dostopa do informacij, do postopkov ter do storitev za pomoč in reševanje težav) prinašajo t.i. načelo »samo enkrat« (once-only principle). Če ima država o nekom določen podatek, ga ne bi smela ponovno zahtevati od stranke, ko je ta na primer potreben pri opravljanju neke e-storitve, pridobiti bi si ga morala sama po uradni dolžnosti. Že pred leti so bile razvite rešitve, ki so namenjene izvajanju elektronskih podatkovnih poizvedb (Pladenj, IO-modul, Asinhroni modul) in jih je mogoče uporabiti v različnih elektronskih storitvah v smislu pridobivanja podatkov po načelu »samo enkrat«, skladno z veljavnimi pravili in standardi za varstvo osebnih podatkov.

• Praviloma ponovno uporabljivo:

Pri razvoju aplikacij je treba stremeti k uporabi podatkov in storitev, ki so že na voljo, oziroma k proučitvi morebitnih potreb, da so podatki ali storitve, ki pri tem nastanejo, lahko uporabne tudi za druge rešitve/storitve. Pri razvoju rešitev, ki omogočajo ponovno uporabljivost, je treba upoštevati, da jih je mogoče prenesti v drugo državo, drugo tehnološko okolje, in omogočiti, da se rešitve lahko prilagodijo drugačnim poslovnim procesom in drugačnemu pravnemu okolju.

• Praviloma interoperabilno:

Pri razvoju informacijskih rešitev je treba upoštevati povezljivost rešitev na različnih ravneh, kot so pravna, organizacijska, informacijska in tehnična. Katero raven interoperabilnosti želi naročnik doseči, je treba natančno opredeliti pri specifikaciji naročila. Naročnik mora jasno opredeliti, katere pravne podlage mora upoštevati novi sistem in katere organizacijske podlage mora prenesti. Informacijska interoperabilnost se doseže predvsem na podlagi načela enkratnega zapisa in z dosledno uporabo orodij podatkovnega slovarja.

• Vgrajeno zasebno:

Za zagotavljanje zaupanja v storitve e-poslovanja javne uprave je treba spoštovati zasebnost državljanov skladno z notranjo zakonodajo in zakonodajo Evropske unije, ki ureja varstvo osebnih podatkov, hkrati pa je treba varovati tudi poslovne skrivnosti poslovnih subjektov. Načelo je treba upoštevati čim prej, če je le mogoče, v samem modeliranju rešitev. Zelo pomembno je, da se vsi, ki so vključeni v življenjski cikel informacijskega sistema, zavedajo, kateri podatki se obdelujejo v sistemu, in se temu primerno prilagajajo.

• Praviloma odprto:

Prizadevati si je treba za odprtost podatkov in storitev, kar omogoča tretjim osebam, da ustvarijo nove storitve, ki poudarjajo sodelovanje (angl. collaborative services).

• Pregledno:

Večja preglednost, odprtost, vključenost in sodelovanje v procesih javne uprave prispevajo k izboljšanju zaupanja in zanesljivosti.

• Praviloma vključujoče:

Pri načrtovanju storitev si je treba prizadevati, da se v čim manjši meri izključuje tiste skupine uporabnikov, ki ne morejo uporabljati interneta ali ga uporabljajo na prilagojeni način (na primer ljudje s posebnimi potrebami).

• Praviloma čezmejno:

Treba je upoštevati načelo notranjega trga Evropske unije, in kjer je to smiselno, omogočiti uporabo posamezne storitve tudi uporabnikom iz drugih držav članic Evropske unije in drugih držav ter se povezovati tudi z drugimi javnimi upravami. Tu je potrebno upoštevati uredbo EIDAS, uredbo SDG ipd.

Odgovor Ministrstva za zdravje:

Zahvaljujemo se vam za poslano pobudo. V nadaljevanju podajamo krajše pojasnilo. Ko govorimo o javnih evidencah je pomembno predvsem dejstvo, ali imajo posamezne institucije pravno podlago za pridobivanje podatkov iz raznih evidenc, ali pa jih lahko pridobijo le od fizične osebe (državljana, zavarovanca).

Če torej ni pravne podlage za pridobivanje podatkov iz posameznih evidenc, institucija lahko pridobi podatek le od posameznika. Tako naslovi prebivališča, email naslovi, ipd., ki jih zavarovanec na vlogi sporoči v konkretnem postopku, veljajo le za ta postopek in jih en organ ne more posredovati drugemu organu, da jih uporabi tudi za svoj postopek. V skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku velja, da se vročitev opravi na naslovu, ki ga oseba navede na vlogi. Če stranka ali njen zakoniti zastopnik ali pooblaščenec, ki ga je postavila stranka, med postopkom spremeni svoje stalno ali začasno prebivališče, sedež oziroma naslov, ki ga je navedel v vlogi ali pooblastilu, mora o tem takoj obvestiti organ, ki vodi postopek. V primeru, da oseba do vročitve ni sodelovala v postopku, se ji vroči na naslovu za vročanje. Stalni, začasni in naslov za vročanje organi, ki imajo pravno podlago, pridobijo iz Centralnega registra prebivalcev in ne iz nekega postopka, ki je tekel na eUpravi.

Vse zbirke podatkov, ki jih omenjate, bi se med seboj lahko povezovale, če bi obstajala pravna podlaga za to in če bi za povezovanje pridobili odločbo Informacijskega pooblaščenca. Pri čemer pa je seveda potrebno poudariti, da je pri povezovanju zbirk osebnih podatkov in njihovi obdelavi potrebna še posebna skrbnost ter, da je potrebno pri povezovanju le-teh potrebna določena sorazmernost.

Odgovor Ministrstva za delo, družino, socialne možnosti in enake zadeve (MDDSZ):

Na področju odločanja o pravicah iz javnih sredstev (npr. otroški dodatek, državna štipendija) centri za socialno delo preko informacijskega sistema centrov za socialno delo (ISCSD2) že dostopajo do osnovnih podatkov o državljanih (stalni naslov, začasni naslov, naslov za vročanje, bančni račun, ipd.). Omogočeno je tudi pridobivanje ostalih podatkov o osebah ter njihovem premoženju in dohodkih, in sicer iz 48 uradnih evidenc podatkov upravljavcev zbirk podatkov. Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti ISCSD2 tudi ves čas tudi nadgrajuje in s tem strankam in centrom za socialno delo zagotavlja administrativno razbremenitev.

Odgovor Finančne uprave RS (FURS):

FURS prejema podatek o naslovu za vročanje, ki ga stranka prijavi v Centralni register prebivalstva. Ta podatek FURS upošteva pri vročanju, razen če stranka sporoči FURS-u drug naslov za vročanje. Glede podatka o računu, odprtem v tujini potrjujemo, da ta podatek vodi FURS. Podatek se lahko posreduje drugim organom, če imajo zakonsko podlago za pridobivanje tega podatka. FURS omogoča pristojnim organom elektronsko izmenjavo podatkov, s tem da nabor podatkov določi organ, ki podatke potrebuje za odločanje, če ima za to zakonsko podlago.

Odgovor Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS):

Glede pobud v zvezi z naslovom vročanje pojasnjujemo, da ZZZS vsa upravna pisanja, skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku, zavarovancem vroča na naslov za vročanje. Če ima torej posameznik poleg stalnega prebivališča tudi začasno prebivališče, se mi vroči na naslov, ki ga kot naslov za vročanje določi ob prijavi prebivališča na upravni enoti.

Glede pridobivanja podatkov oziroma izmenjave podatkov med uradnimi evidencami pa pojasnjujemo, da zavarovancu za potrebe vključitve v obvezno zdravstveno zavarovanje določenih dokazil ni potrebno prilagati, saj podatke, ki se vodijo v uradnih evidencah, ZZZS pridobiva sam. Tako na primer za prijavo družinskega člana, otroka, ki se šola v Sloveniji, ZZZS podatek o šolanju pridobi iz uradne evidence udeležencev vzgoje in izobraževanja oz. evidence visokošolskega izobraževanja. Podatke iz teh dveh evidenc ZZZS pridobi, ko otrok dopolni 18 let in nato ob začetku vsakega novega šolskega/študijskega leta dokler je otrok zavarovan kot družinski član, vendar najdlje do dopolnjene starosti 26 let. ZZZS tudi sam preveri podatek v uradnih evidencah matičnega registra o sklenjeni zakonski oz. partnerski zvezi ali podatek o prijavljenem stalnem ali začasnem prebivališču v Sloveniji.

Odgovor Zavoda za invalidsko in pokojninsko zavarovanje (ZPIZ):

Uvodoma pojasnjujemo, da je sicer pobuda bolj namenjena ministrstvom, katerim je bila pobuda tudi posredovana, vseeno pa podajamo mnenje.

Na podlagi pobude je možno podati več odgovorov. Načeloma upravni organi oz. njihovi uslužbenci, ki vodijo upravne postopke, po uradni dolžnosti pridobivajo osebne in druge podatke iz uradnih evidenc v skladu z določbami ZUP. Med upravnimi organi v RS je že vzpostavljenih zelo veliko neposrednih povezav baz podatkov za izmenjavo podatkov, kolikor je dovoljenost povezave določena z zakonom in kolikor vsebina evidenc enega organa ustreza zahtevam za izvajanje zakonskih dolžnosti drugega organa. Ves čas se vzpostavljajo tudi nove povezave z namenom izboljšanja poslovanja organov. Z upoštevanjem določb o varstvu osebnih podatkov v ZVOP-1 in GDPR pa mora biti vsaka taka povezava določena z zakonom ob upoštevanju ostalih načel varstva osebnih podatkov, predvsem sorazmernosti posredovanja z namenom uporabe podatkov. Možnost izmenjave podatkov se presoja za vsako vrsto podatkov ali evidenc posebej, ker ima vsaka evidenca svoje zakonitosti in omejitve.

Naslov za vročanje je vpisan v Centralnem registru prebivalstva (CRP), od vsake ustanove posebej pa je odvisno, ali ta podatek prejme ali ne, in kako ga uporabi. Naslov za vročanje se v primeru več prijavljenih naslovov (stalni, začasni) v CRP lahko vpiše, ni pa obvezen. Morebitne zadržke, da FURS zahteva vpis naslova ali da morda ne upošteva naslova za vročanje, kot je prijavljen v CRP, lahko pojasni le FURS.

Bančni račun, na katerega naj se nakazujejo prejemki, mora zavarovanec oziroma uživalec pravic sporočiti sam in Zavod v veljavni zakonodaji nima pooblastila, da ta podatek pridobiva od FURS-a. V ZPIZ-2, ZMEPIZ-1 ali v Zakonu o davčnem postopku tudi ni pravne podlage, po kateri bi Zavod lahko pridobival podatke o bančnem računu od FURS-a ali od banke, saj gre pri tem za davčno ali bančno tajnost in so te omejitve zakonsko vzpostavljene prav zaradi varovanja občutljivih osebnih podatkov. Več informacij o razlogih za varovanje in nerazkrivanje podatkov bančnih računih oseb drugim državnim ustanovam lahko pojasni FURS.

Podatki o formalno doseženi izobrazbi v RS se od leta 2013 dalje sicer vodijo pri MIZŠ v evidenci eVŠ za visokošolske zavode in v evidenci CEUVIZ za programe izobraževanja od osnovnošolske do višješolske stopnje. Vendar je v teh evidencah le izobrazba oseb, ki so bile v programe vključene od začetka vodenja teh evidenc, popisa dosežene izobrazbe v javnoveljavnih programih pred vzpostavitvijo teh evidenc pa na nivoju države ni. Prav tako evidence v RS ne morejo voditi evidence izobrazbe, ki so jo državljani oz. prebivalci RS dosegli v tujini. Za podatke o doseženi izobrazbi, ki jih vodijo posamezne visokošolske ustanove v RS, pa organ, ki vodi postopek in mora v tem postopku pridobiti tudi podatek o izobrazbi osebe, ne more vedeti, pri kateri ustanovi je oseba dosegla izobrazbo, da bi sploh lahko nanjo naslovil zahtevo za pridobitev podatka.