S 1. januarjem 2023 se uvaja Obvezno elektronsko vlaganje zahtevkov za povračilo izplačanega nadomestilaprek sistema SPOT ali vmesnika eNDM.
Zahtevke za refundacijo v papirni obliki bodo lahko vlagali le delodajalci, ki so fizične osebe, in sicer za delavce, ki so zavarovani z zavarovalno podlago 016 (za gospodinjske pomočnice, osebne tajnice, delavce na kmetiji in podobno).
Gre za postopno vključitev v obvezno vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT ali vmesnika eNDM za delodajalce, vpisane v PRS, ki bo dokončno uvedeno s 1. januarjem 2023.
Elektronsko vlaganje zahtevkov bo delodajalcem zagotovilo večje prihranke pri času in sredstvih, hkrati pa bo pozitivno vplivalo na roke za obdelavo in nakazilo zahtevkov za refundacije nadomestil na ZZZS.
Glavne prednosti eZahtevkov prek sistema SPOT:
• omogoča se elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov preko elektronskega obrazca na portalu SPOT. S tem se manjšim delodajalcem, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo enostavnejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS;
• omogoča se uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij za obračun plač pri delodajalcu (v spletni vmesnik eNDM). Vmesnik je zelo koristen za velike delodajalce, saj odpade potreba po večkratnem ročnem vnosu podatkov;
• omogoča se preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in informativni izračun nadomestila za posamezen obračun. S to funkcionalnostjo se omogoči delodajalcu, da ob vnosu podatkov s pomočjo formalnih in logičnih kontrol čim bolj zmanjša možnost napak pri vnosu. Bistveno se skrajša tudi sam vnos podatkov, saj se del podatkov pridobi iz elektronskega bolniškega listka (eBOL). Prav tako se zmanjšajo napake na strani ZZZS, saj ni potrebno ročno pretipkavanje podatkov, ki jih poda delodajalec, v interno računalniško aplikacijo;
• omogoča se pregledovanje vloženih zahtevkov. Delodajalec, ki je vložil zahtevek za refundacijo, lahko kadar koli sam preveri, v kakšnem statusu je zahtevek in za katere obračune je bilo izvedeno plačilo. Delodajalec ima vpogled tudi v priznane refundacije v preteklih obdobjih, tudi pred prehodom na elektronsko vlaganje zahtevkov.
Vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT oziroma vmesnika eNDM je na voljo od leta 2017, vendar se veliko število delodajalcev še vedno ni odločilo za uporabo tega sistema in zahtevke vlagajo ročno, v papirni obliki po klasični pošti. Spremembi so se prilagodili predvsem manjši delodajalci in vlagajo eZahtevke prek portala SPOT.
Večji pospešek elektronskemu vlaganju je omogočil elektronski bolniški list (v nadaljevanju: eBOL). Z uvedbo eBOL ni več potrebe po skeniranju in prilaganju bolniških listov k zahtevku za refundacijo nadomestila plače.
ZZZS ocenjuje, da bodo tudi zaradi uvedbe eBOL, za obvezno vlaganja eZahtevkov potrebne le manjše prilagoditve organizacije dela na področju obračuna plač in nadomestil pri delodajalcih.
Določeno je tudi primerno prehodno obdobje, da si delodajalci prilagodijo svoje poslovanje na zahtevan način. Trenutno je na trgu 18 programskih hiš, ki ponujajo programe za obračun plač in imajo implementirano možnost vlaganja eZahtevkov preko vmesnika eNDM. Programske hiše, ki bi želele pridobiti potrditev svoje programske rešitve za vlaganje eZahtevkov preko vmesnika eNDM, morajo čim prej stopiti v stik s ZZZS (evemnadomestila@zzzs.si).
Uvedbo elektronskega vlaganja zahtevkov podpirajo tudi v gospodarskih združenjih.
Vir: ZZZS, spletna stran, 1. 5. 2021