Pobuda spremembo oddaje zahtevkov za izplačilo na operacijah, ki so sofinancirane s sredstvi EKP - MDDSZ

Odgovor Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti:

Z obravnavano pobudo so povezana naslednja bistvena izhodišča za sofinanciranje operacij na področju OP EKP 2014-2020:
- upoštevanje vseh evropskih in nacionalnih predpisov na področju sofinanciranja operacij in izplačil iz državnega proračuna;
- pogodbeno razmerje je urejeno z evropskimi in slovenskimi javnofinančnimi predpisi ter je podvrženo nadzoru evropskih in slovenskih institucij in organov, ki ugotavljajo kršitve pri uporabi dodeljenih sredstev;
- za vse izvedene aktivnosti se z javnimi sredstvi povrne sredstva za dejansko nastale stroške preteklega obdobja, ki so bili že plačani, saj to predstavlja pogoj za njihovo upravičenost;
- že ob posredovanju vloge za dodelitev javnih sredstev vlagatelj, ki se jim s sklepom odgovorne osebe dodeli sredstva za namen izvedbe operacije, s svojo izjavo zagotavljajo, da imajo sposobnost vnaprejšnjega financiranja;
- način izvajanja in sofinanciranja operacije se določa s pogodbo o sofinanciranju ter v pogodbi navedenimi predpisi in dokumenti, ki niso le navodila MDDSZ v vlogi posredniškega organa, temveč tudi drugih organov, vključenih v izvajanje OP EKP 2014-2020 (kot npr. Službe Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko v vlogi organa upravljana ter Ministrstva za finance v vlogi organa za potrjevanje) in za predmetno temo tudi Zakon o javnih financah, letni zakoni o izvrševanju proračuna RS, Pravilnik o postopkih za izvrševanje proračuna RS in vsi informacijski sistemi ter navodila za njihovo uporabo.

Upoštevaje vse navedeno se prejemnikom javnih sredstev po navedenih pravnih podlagah in pod pogoji, ki jih predpisi določajo, omogoča predplačila, ki predstavlja zgolj izjemo od splošnega pravila iz tretje alineje prejšnjega odstavka in jih določa nacionalna zakonodaja za izplačila iz državnega proračuna, ne pa evropski predpisi za namen črpanja EU sredstev. Zaradi navedenega se tudi na podlagi izplačanega predplačila, kot ga v posameznih primerih omogoča MDDSZ, še ne more zahtevati povračil EU sredstev, temveč se to lahko izvede na podlagi zahtevkov za izplačilo, ki se z izplačanim predplačilom poračunajo najkasneje v roku 180 dni od izplačila predplačila. To posledično pomeni zalaganje sredstev državnega proračuna za obdobje dokler predplačilo ni zaprto.

Pomembno načelo na področju porabe javnih sredstev je gospodarno ravnanje z javnimi sredstvi, kar nalaga vsem, ki odločajo o izplačilih iz javnih sredstev, da se preverja ali je zahtevan obseg sredstev tudi upravičen. Navedeno pomeni v primerih predplačil, da se:
- preveri pogoje upravičenosti do predplačila in to določi v pogodbi o sofinanciranju;
- z vlogo prejemnika sredstev iz naslova predplačila pridobi vse informacije o utemeljenosti predloga za predplačilo in v primeru potrebnega soglasja Ministrstva za finance tudi vsa zahtevana dokazila o izpolnjevanju predpisanih pogojev ter utemeljenost predlaganega obsega predplačil (kot izhaja iz 33. in 34. člena veljavnega zakona o izvrševanju proračuna RS).

Vezano na konkretno pobudo podajamo še naslednje odgovore:
- v navodilih MDDSZ je poglavje 5.1 Predplačilo jasno razdeljeno na tri sklope, od katerih drugi sklop določa način posredovanja in obravnave vloge, to je vloge za izplačilo predplačila, do odločitve/soglasja MDDSZ, da se predlog potrdi, ker je utemeljen tako vsebinsko, kot po obsegu sredstev; v tem delu ni roka, saj so naše izkušnje, da posamezni upravičenci pripravljajo vloge na zelo različne načine in jih je potrebno dopolnjevati, da se zagotovi vse potrebne informacije za obravnavo in potrditev upravičenosti, kot navedeno;
- tretji sklop tega dela navodil pa določa pripravo zahtevka v informacijskem sistemu OU (eMA) po potrditvi vloge, oddajo le-tega in njegovo obravnavo do izplačila; v tem delu so roki jasno določeni, to je pregled in potrditev ali zavrnitev zahtevka v 5 dneh od prejema zahtevka, ki se je  oddal v informacijskem sistemu OU ter izplačilo v 15 dneh od prejema zahtevka, torej v obeh navedbah velja kot začetek roka datum prejema zahtevka; konkretno to pomeni, da se v primeru popolnosti zahtevka izplačilo lahko izvrši v roku, ki je krajši od 15 dni, če pa so potrebni popravki zahtevka, se le-ta zavrne, rok se posledično podaljša do 15 dni; prejem zahtevka na MDDSZ je določen kot datum, ki je evidentiran pri posredovanju preko UJP, to je dan, ko UJP zahtevek posreduje na MDDSZ;
- glede oddajanja zahtevkov za izplačilo pred potrditvijo zahtevka za predplačilo, se v fazi usklajevanja vloge za predplačilo z upravičencem usklajujemo in če se dogovorimo, da upravičenec lahko zahtevke za izplačilo oddaja ne glede na potrditev vloge za zahtevek za predplačilo in oddajo le-tega ter prejem na MDDSZ, upravičenca le opozorimo, da se bo oddani zahtevek za izplačilo, če bo zavrnjen po oddaji zahtevka za predplačilo, vključil v poračunavanje predplačila, kar pomeni, da se spremeni obdobje za katerega je dano predplačilo, ker se bo zajelo obdobje zavrnjenega zahtevka za izplačilo, izplačano pa bo le že prejeto predplačilo, ki stroškov tega zahtevka ni upošteval; v praksi se upravičenci strinjajo, da se potrdi, kot pravilen za izplačilo že oddan zahtevek za izplačilo, nato pa upravičenec lahko takoj odda z vlogo že usklajen zahtevek za predplačilo;
- v primerih več predplačil, t.i. zaporednih predplačil, ki prav tako predstavlja izjemo od izhodiščnih pravil, se z upravičencem vloga usklajuje preko e-pošte in tudi potrjuje, tako da je v tem delu že zagotovljena poenostavitev; če bi začeli z oddajo zahtevka za predplačilo iz informacijskega sistema OU (torej brez predhodne uskladitev z upravičencem), bi bilo potrebno ravno tako zagotoviti zahtevane utemeljitve predloga zahtevka za izplačilo predplačila, kot že navedeno v prvi alineji tega sklopa, kar pa največkrat vodi v dopolnjevanje nepopolne vloge upravičenca in zavrnitev zahtevka.

Iz navedenega izhaja, da je upravljanje in gospodarno ravnanje z javnimi sredstvi na področju evropskih politik in sredstev, dodeljenih posameznim operacijam/projektom, tako z vidika pravnih podlag in sistemskih zahtev ter informacijskih sistemov, kot v delu posameznih postopkov izplačil iz državnega proračuna, ki v teh primerih zagotavlja sredstva predno se črpa/povrne EU del izplačanih sredstev, zelo razvejan in s tem tudi zahteven. MDDSZ se zaveda, da za posameznega prejemnika to pomeni poznavanje vseh podrobnosti za pripravo zahtevkov in jim pri tem tudi pomaga z nudenjem specifičnih in posamičnih strokovnih pomoči in navodil, ki izhajajo iz predpisanih navodil za vse primere.