Prehod na načelo »podatek se vnese samo enkrat« pri vseh postopkih

Digitalizacija v državi izgleda, kot da je pretežno usmerjena v elektronsko izvajanje obstoječih postopkov. Torej, da uporabnik (državljan ali javni uslužbenec) namesto papirnega obrazca izpolni elektronski obrazec, vendar pogosto še vedno sam vnaša podatke in prilaga dokazila, ki jih država ali drugi javni organi že imajo. E-uprava torej; javne storitve in postopki so dostopni elektronsko, na primer elektronsko vlaganje zahtevkov, oddaja vlog in spremljanje postopkov. Digitalna država pomeni več: država z avtomatiziranimi elektronskimi postopki sama uporablja podatke, ki jih že ima v svojih elektronskih javnih podatkovnih registrih in evidencah, uporabnik pa jih ne vnaša ponovno. Ključno merilo dejanske digitalizacije - kako se postopek začne: ali uporabnik začne z izpolnjevanjem elektronske vloge in ponovnim vpisovanjem podatkov ali pa sistem na zahtevo sam avtomatsko pridobi potrebne podatke iz elektronskih javnih podatkovnih registrov in evidenc, uporabnik pa jih le preveri, dopolni ali potrdi. Predlaga se izvedba postopka dosledne uveljavitve načela:»Podatek se v javni upravi vnese samo enkrat.« Vsi državni organi pripravijo pregled vseh postopkov, pri katerih mora uporabnik (državljan ali javni uslužbenec) še vedno sam vnašati podatke ali prilagati dokazila, čeprav ti podatki že obstajajo v elektronskih javnih podatkovnih registrih in evidencah. Za vsak tak postopek se ugotovi: • katere podatke mora uporabnik posredovati, • ali država te podatke že ima in v katerem elektronskem javnem podatkovnem registru ali evidenci, • kateri organ je skrbnik teh podatkov, • zakaj se podatki še vedno zahtevajo od uporabnika. Na podlagi pregleda vsak organ pripravi načrt prenove postopkov, ki še niso skladni z načelom »podatek se vnese samo enkrat«. Načrt vsebuje: • ciljno stanje postopka, • potrebne povezave informacijskih sistemov, • morebitne potrebne spremembe zakonodaje, • odgovornega nosilca, • rok izvedbe. V presojo še naslednje: (a) Elektronske storitve so pomemben korak, vendar samo število elektronskih obrazcev ali elektronsko oddanih vlog ne pomeni nujno napredka proti digitalni državi. Nasprotno, če se povečuje število elektronskih obrazcev, ki jih mora uporabnik še vedno izpolnjevati s ponovnim vnosom podatkov, se sistem oddaljuje od načela, da država sama pridobi podatke, ki jih že ima. (b) Povezovanje različnih informacijskih sistemov (na primer evidenc prebivalstva, davčnih evidenc, evidenc socialnih pravic, zdravstvenih evidenc, registrov podjetij, evidenc nepremičnin … in drugih elektronskih javnih podatkovnih registrov in evidenc) je tehnični, organizacijski in pravni izziv, vendar so rešitve za te izzive v drugih državah EU že vzpostavljene. Države, kot so Danska, Finska in Švedska, imajo razvite sisteme varne in nadzorovane izmenjave podatkov med ključnimi elektronskimi javnimi podatkovnimi registri in evidencami v okviru istega evropskega pravnega okolja. Slovenija mora na tem področju zmanjšati zaostanek za najbolj naprednimi državami EU, saj brez sistematičnega povezovanja ključnih elektronskih javnih podatkovnih registrov in evidenc ni mogoče doseči enake ravni podatkovno podprte digitalne javne uprave, kot jo te države že danes imajo. (c) Varstvo osebnih podatkov je pomemben pogoj digitalne države, a ne razlog, da država ne bi mogla učinkoviteje uporabljati podatkov, ki jih že zakonito zbira. Danska, Finska, Švedska in druge digitalno napredne države so članice Evropske unije in delujejo v istem evropskem pravnem okviru varstva osebnih podatkov kot Slovenija. Njihova praksa kaže, da ni potrebno iskati posebnega slovenskega pristopa, ampak vzpostaviti zelo podobne ali mestoma preprosti celo enake pravne, organizacijske in tehnične rešitve, ki so v okviru evropske ureditve že uspešno uporabljene drugje. (d) Vsaka večja sprememba zahteva čas in sredstva. Vendar tudi sedanji način povzroča stroške: uporabnikom, podjetjem in državi zaradi ponavljajočega zbiranja podatkov, preverjanja dokazil, obdelave vlog in odpravljanja napak. Smisel digitalne preobrazbe je tudi zmanjšanje rutinskega administrativnega dela in razbremenitev zaposlenih v javni upravi. Če se kljub vlaganjem v digitalizacijo način dela, obseg rutinskih postopkov in administrativna obremenitev bistveno ne spreminjajo, je to znak, da je treba digitalizacijo še bolj usmeriti v prenovo procesov in ne samo v elektronsko podporo obstoječim postopkom. Predlog za presojo o dopolnitvi merjenja uspeha procesa digitalizacije javne uprave: Napredek digitalizacije javne uprave se pogosto ocenjuje predvsem po razvitosti elektronskih storitev, številu digitalnih postopkov, uporabi spletnih portalov in deležu elektronsko oddanih vlog.Ta merila so pomembna, vendar bi jih bilo smiselno dopolniti z merili, ki pokažejo, ali digitalizacija dejansko spreminja način izvajanja postopkov in zmanjšuje administrativno breme za uporabnike.Dodatna merila uspešnosti naj vključujejo predvsem: • koliko postopkov se začne tako, da sistem sam pridobi potrebne podatke iz elektronskih javnih podatkovnih registrov in evidenc, namesto da uporabnik začne z vnosom podatkov, • koliko podatkov uporabnikom ni več treba vnašati, • koliko dokazil ni več treba prilagati, • koliko časa in administrativnega dela se prihrani uporabnikom in javni upravi.