Izpolnjevanje vlog in obrazcev pri visokošolskem zavodu

Odziv Ministrstva za izobraževanje, znanost in šolstvo:

Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport (MIZŠ) v celoti podpira digitalno agendo, katere cilj je poskrbeti, da bo enotni evropski digitalni trg, ki se opira na hitre in ultrahitre internetne povezave ter interoperabilne aplikacije, prinesel trajne gospodarske in družbene koristi. Digitalna agenda je ena izmed sedmih vodilnih pobud strategije Evrope 2020 in je namenjena določitvi ključne vloge, ki jo bo morala igrati uporaba informacijskih in komunikacijskih tehnologij (IKT), če želi Evropa doseči svoje cilje za leto 2020.   

Na področju visokega šolstva v Sloveniji smo leta 2012 vzpostavili eVŠ kot evidenčni in analitski informacijski sistem visokega šolstva v RS, ki je do danes že izpolnil vsa bistvena pričakovanja:
-        vzpostavljena je evidenca visokošolskih zavodov in študijskih programov, ki v Sloveniji vodijo do javnoveljavne izobrazbe, in s tem posledično nacionalni šifrant, ki ga uporabljajo visokošolski zavodi, Statistični urad Republike Slovenije (SURS), Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti (MDDSZ);
-        evidenca študentov in diplomantov je postala centralni vir za podatek o statusu študenta pri postopku dodeljevanja pravic iz javnih sredstev. Sporočanje podatkov visokošolskih zavodov o študentih v eVŠ je avtomatizirano preko spletnih servisov, v kolikor je s strani visokošolskega zavoda omogočena ustrezna  informacijska podpora. V fazi zajema podatkov iz posameznih razpršenih evidenc se je izvedlo »čiščenje« podatkov, s čimer je bila zagotovljena osnova za poizvedovanje in poročanje;
-        vzpostavljena je enotna točka za prijavo za vpis v visoko šolstvo (v slovenščini in angleščini) ter prošnja za bivanje preko elektronske vloge v eVŠ.

Namen eVŠ in njegove evidence

Informacijski sistem eVŠ je bil vzpostavljen za potrebe:
-        ugotavljanja upravičenosti pravic študentov do študija in drugih pravic financiranih iz javnih sredstev,
-        načrtovanja visokošolske politike in spremljanja delovanja visokega šolstva,
-        spremljanja mreže visokošolskih zavodov in ponudbe študijskih programov,
-        obveščanja zainteresiranih javnosti ter
-        za raziskovalno-analitične in statistične namene oziroma za izvajanje statističnih, socialno-ekonomskih in drugih raziskovanj s področja visokega šolstva.

Informacijski sistem eVŠ sestavljajo:

-        evidenca visokošolskih zavodov,
-        evidenca študijskih programov,
-        evidenca študentov in diplomantov,
-        elektronska vloga prijave za vpis (http://portal.evs.gov.si/prijava) in evidenca prijavljenih za vpis,
-        elektronska vloga prošnje za bivanje (http://portal.evs.gov.si/bivanje) in evidenca prijavljenih za subvencionirano bivanje študentov,
-        evidenca izvajalcev visokošolske dejavnosti (visokošolskih učiteljev).

Katere podatke eVŠ vključuje?

Podatke o visokošolskih zavodih in študijskih programih od uvedbe Zakona o visokem šolstvu (1994).
Evidenca študentov in diplomantov vključuje podatke o:
-        visokošolskih študentih, vpisanih na slovenskih javnih in zasebnih visokošolskih zavodih od študijskega leta 2011/12 dalje,
-        diplomantih od leta 2012 dalje,
-        tujih študentih, ki pridejo v Slovenijo na mednarodno izmenjavo med študijem, in o študentih, ki so med študijem v Sloveniji odšli na mednarodno izmenjavo v tujino, in sicer od študijskega leta 2012/13 dalje.

Kdo vse uporablja eVŠ?

Podatke iz eVŠ uporabljajo naslednje skupine uporabnikov:
-        Zaposleni na visokošolskih zavodih in ministrstvih, ki dostopajo do evidenc študentov in diplomantov, prijavljenih za vpis, visokošolskih zavodov oziroma študijskih programov.
-        Institucije, ki dodeljujejo ugodnosti in pravice iz javnih sredstev vezane na status študenta, dostopajo do podatkov v evidenci študentov in diplomantov.
-        Statistični urad Republike Slovenije.
-        Pisarne za študentske domove, ki obravnavajo prošnje študentov za subvencionirano bivanje.
-        Kandidati, ki preko spletnega portala eVŠ izpolnjujejo elektronsko vlogo prijave za vpis  ali prošnje za subvencionirano bivanje.

Namesto konca…

Na MIZŠ se v okviru eVŠ torej že sedaj vodi evidenca vseh študentov na študiju v Sloveniji. Evidenca je že postala centralni vir za podatek o statusu študenta pri postopku dodeljevanja pravic iz javnih sredstev, saj do teh podatkov že dostopajo institucije, ki preverjajo status študenta v povezavi z ugodnostmi in pravicami, ki jih le-ta prinaša posamezniku (pravice in ugodnosti iz statusa študenta lahko študent koristi, ko je vpisan v študijski program, ob upoštevanju ostalih pogojev, ki jih določajo področni predpisi). Govorimo o zdravstvenem zavarovanju, različnih oblikah štipendij, subvenciji za prevoz in bivanje, študentskem delu, dodeljevanju preživnin in pokojnin itd.
Trenutno je v fazi urejanja še področje študentske prehrane in predvidoma drugo leto bo tudi ta informacijski sistem priklopljen na eVŠ, tako da bo do podatkov o statusu študenta imela direkten dostop tudi Študentska organizacija Slovenije - ŠOS, ki po pooblastilu Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti skrbi za področje subvencionirane študentske prehrane.

V letošnjem letu je bilo v eVŠ izpolnjenih že več kot 50.000 elektronskih vlog (prijav za vpis in prošenj za bivanje). Uporabniki so približno petino vseh vlog posredovali z digitalnim potrdilom, kar je nedvomno rezultat dobre promocije uporabe digitalnega potrdila, ki poteka v sodelovanju z Ministrstvom za javno upravo (MJU), ki skupaj z upravnimi enotami omogoča izvajanje prijavne službe digitalnih potrdil SIGEN-CA na srednjih šolah po Sloveniji. V prihodnje želimo še povečati delež oddanih prijav za vpis in prošenj za bivanje na spletnem portalu eVŠ z digitalnim potrdilom, saj je naš dolgoročni cilj, da bi prav vsi prijavitelji oddali obe elektronski vlogi izključno z digitalnim potrdilom.

Odziv Fakultete za računalništvo in informatiko:

UL FRI v zvezi z predhodno navedenim odgovarja kot sledi v nadaljevanju tega odgovora.
Ugotavljamo, da gre pri dani pobudi za vprašanje politike informatizacije na Univerzi v Ljubljani in posledično tudi UL FRI kot eni od 26 članic.

Predlagani ukrep končne vzpostavitve popolno digitalnega načina vpisa, kjer ne bi bilo potrebno tiskanje in pošiljanje, pozdravljamo in se strinjamo. Dejstvo pa je vprašanje sistemske narave in tudi ni popolnoma ter zgolj v pristojnosti fakultet in Univerze, paČ pa tudi ter predvsem v domeni pristojnega ministrstva. Ker smo fakulteta, ki ji področje informatizacije še zdaleč ni in ne sme biti tuje ter se zavedamo ter se želimo študentom kot uporabnikom temeljnega informacijskega sistema, približati, bomo pobudo predstavili pristojnim na Univerzi v Ljubljani.
Naj ob tem poudarimo, da vsaka sistemska ureditev v tako velikem sistemu kot je Univerza v Ljubljani, predvsem vzpostavitev varnega elektronskega poslovanja, ki mora biti v skladu z veljavno zakonodajo, terja tudi velike finančne vložke. Se pa zavedamo, da slednji s perspektive uporabnika, niso pomembni in ključni. Ključna je uporabna storitev, ki terja čim manj časa in posledično manj stroškov.

Glede dokazil, ki jih fakulteta zahteva pri vpisu (digitalna izmenjava podatkov o opravljenetn sistematskem pregledu med zdravstvenim zavodom in fakulteto ter dokazovanje statusa dijaka) pojasnjuje, da tehnološke rešitve obstajajo v Republiki Sloveniji. Vendar moramo pri tem opozoriti na vzpostavljen informacijski sistem eVŠ: »Evidenčni in analitski informacijski sistem za visoko šolstvo v Republiki Sloveniji«. Slednji je v domeni Ministrstva za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo in kot tak vir za podatke:
- vezane na status študenta in uveljavljanje pravic, ki izhajajo iz tega statusa,
- o javnoveljavni izobrazbi in
- za potrebe nacionalne statistike s področja visokega šolstva ki jo vodi SURS.